Gestión Práctica en Farmacia

Gestionar una oficina de farmacia no va de tener más papeles, sino de tener mejores procesos. En mi día a día priorizo tres cosas: pacientes, caja y equipo. Si una tarea no mejora ninguna de las tres, la aparco. Trabajo con un cuadro de mando corto, un sistema de stock predecible y rituales de equipo que no se comen la semana.

[Experiencia] «En mi farmacia de [barrio/rural/turística], pasé de [X%] roturas a [Y%] en 6 meses aplicando ABC/XYZ con mínimos dinámicos.»

Lo esencial del día a día: qué priorizo

  1. Pacientes primero: privacidad en el consejo, continuidad (SPD, recordatorios), seguimiento básico de adherencia.
  2. Liquidez y margen: vigilo tesorería, rotación y mix de categorías; no todo lo que rota deja margen.
  3. Procesos simples: menos normas, más checklists visibles.
  4. Datos accionables: semanalmente reviso compras/ventas, caducados y tiempos de espera.
  5. Mejora continua: cada mes, un micro‑proyecto (p. ej., reorganizar dermo por gestión por categorías).

Mi cuadro de mando de 5 KPIs (ejemplo)

  • Ticket medio y unidades por ticket.
  • Rotación de stock y días de inventario.
  • % roturas y % caducados.
  • Ventas y margen por categoría (denso vs rentable).
  • Tiempo medio de espera en mostrador.

Objetivos a 90 días (plantilla):

  • Ticket medio: de [€X] a [€X+Y].
  • % roturas: de [A%] a [B%].
  • % caducados: de [C%] a [D%].
  • Tiempo de espera: de [E’] a [F’].

[Experiencia] «Desde que comparto estos 5 KPIs en una pizarra al abrir, el equipo sabe a qué jugar y los tiempos de espera bajaron de [X’] a [Y’].»

Stock sin sustos: ABC/XYZ + FIFO

El stock manda la caja. Clasifico por ABC/XYZ (valor y predictibilidad) y muevo la mercancía con FIFO. Objetivo: roturas casi cero y caducados testimoniales.

  • ABC: A (20% ref. = 80% ingresos), B (30% = 15%), C (50% = 5%).
  • XYZ: X (demanda estable), Y (estacional), Z (errática).
  • Pedido: A‑X con stock de seguridad; C‑Z bajo pedido o con alternativas.
  • Rebotica: pasillos despejados, etiquetas por colores (alta rotación, temporada, genéricos preferentes).

Caducados bajo control (checklist operativo)

  • Revisión mensual por categorías.
  • Reporte de lotes y alertas en tu software.
  • Exhibir “últimas unidades” (cuando procede) y rotular fechas.
  • Registro y retirada por canal oficial.

Roturas casi cero (mínimos, alertas y alternativas)

  • Mínimos por ventas 12 meses y lead time.
  • Alertas por rotación anómala y estacionalidad.
  • Cartera de sustitutos y preacuerdos con proveedores.

[Experiencia] «Al activar alertas para 30 referencias A‑X, el lunes de guardia evité 7 roturas y el tiempo de espera bajó de [8’] a [4’].»

Equipo que rinde: roles, turnos y formación continua

Un equipo motivado vende mejor y atiende mejor. Defino roles claros, protocolos de venta y formación trimestral.

  • Roles y responsabilidades por escrito (titular, adjuntos, técnicos, perfiles de mostrador y back office).
  • Protocolos: saludo, detección de necesidad, consejo, verificación, cierre.
  • Formación: producto, seguridad del paciente, habilidades (comunicación, manejo de objeciones), y mini‑evaluaciones.
  • Turnos: planificados por picos; cubrir guardias sin quemar al equipo.

Reunión semanal en 20 minutos (agenda)

  1. KPIs en 5’ (lo bueno/lo mejorable).
  2. Bloque operativo 10’ (stock crítico, caducados, campañas de la semana).
  3. Reconocimiento + 1 experimento (A/B simple para mostrador o escaparte).

[Experiencia] «Con reuniones de 20’, el equipo se alineó: el ticket medio subió [X%] y las incidencias bajaron [Y%] en 2 meses.»

Marketing farmacéutico con criterio (local + digital)

Marketing a la altura de un sanitario: credibilidad, servicio y comunidad.

  • Local: escaparatismo por campañas sanitarias; sala por categorías; señalización clara.
  • Digital: ficha de Google cuidada, web simple, newsletter mensual con educación sanitaria; redes con criterio (menos producto, más consejo práctico).
  • Servicios que fidelizan: SPD, revisión dermo, campañas de CV, adherencia, cesación tabáquica, etc.

Plan de 7 pasos (rápido): objetivos → audiencia → servicios foco → calendario → protocolos → medición → mejora.

[Experiencia] «Al priorizar SPD y una newsletter mensual, el retorno en 90 días fue visible: [Z] altas y recurrencia del [W%].»

Legal y fiscal sin drama (lo imprescindible)

No es un tratado, es lo mínimo para dormir tranquilo: protocolos (dispensación, farmacovigilancia, cadena de frío), protección de datos y fiscalidad básica (IVA y recargo de equivalencia cuando aplica). Ten documentación y responsables claros por área.

Checklist legal‑operativa:

  • Procedimientos de cadena de frío con registro.
  • Consentimientos y RGPD en orden.
  • Trazabilidad y retirada de productos.
  • Cuadro fiscal básico con fechas y proveedor asesor identificado.

Plantillas rápidas (copiar‑pegar)

Checklist de apertura

  • Alarmas, TPV, neveras (temperatura), SPD del día, agenda de citas, pizarra de KPIs.

Checklist de cierre

  • Arqueo, pedidos pendientes, caducados marcados, incidencias registradas, limpieza rápida de sala.

Plantilla KPI semanal

  • Ventas (€), margen (%), roturas (%), caducados (%), tickets (#), espera (min).

Guion de mostrador (SOP)

  • Saludo → pregunta abierta → recomendación y posología → verificación → cierre y despedida.

Sinónimos, variantes y long‑tails útiles

Sinónimos/variantes: gestión práctica en farmacia; gestión farmacéutica; administración de farmacias; dirección de farmacia; operativa de farmacia; gestión integral; cuadro de mandos en farmacia; optimización de farmacia; gestión de la oficina de farmacia.

Long‑tails:

  • gestión práctica en farmacia comunitaria paso a paso
  • KPIs de gestión para farmacia con ejemplos
  • cómo reducir caducados y roturas de stock en farmacia
  • plan de marketing farmacéutico en 7 pasos (ejemplos)
  • organigrama y roles del equipo de farmacia
  • gestión por categorías en farmacia (guía rápida)

Entidades relacionadas: FIFO, ABC/XYZ, SPD, CRM, plan de marketing, cadena de frío, recargo de equivalencia, gestión por categorías, cuadro de mando.

Conclusión y próximos pasos

Mi gestión práctica es menos papel y más proceso visible. Con un cuadro de mando corto, un stock domado y un equipo alineado, la botica crece y cuida a la vez. Siguiente paso: fija 3 objetivos a 90 días, asigna responsables, añade las métricas a tu pizarra y revisa cada semana.

[Experiencia] «Mis tres objetivos para el próximo trimestre son: [Objetivo 1], [Objetivo 2], [Objetivo 3]; responsables asignados y revisión los lunes.»

FAQs

¿Qué miro a diario y qué dejo para la semana? Diario: caja, incidencias, roturas, tiempos. Semanal: rotación, caducados, acciones de marketing. Mensual: margen por categorías, formación y proyectos.

¿Cómo empiezo si voy desbordado? Una lista: KPIs + stock A/X + reunión 20’. Todo lo demás después.

¿Qué servicios arrancan mejor? SPD y dermo suelen consolidar fidelidad y ticket medio si se ejecutan con protocolo y agenda.

¿Qué indicadores vigilar en campañas estacionales? Cobertura (nº pacientes impactados), conversión (servicios/ventas), rotación estacional y satisfacción (NPS breve en mostrador).