Organizar el almacén de una farmacia no va de “ordenar por ordenar”, va de evitar pérdidas, ganar velocidad y cumplir normativa. Antes de mover una sola caja, fija tres objetivos: (1) cero roturas evitables, (2) mínimos caducados y (3) recorrido corto para lo que más vendes o mejor margen tiene.
Normas básicas que no negocio
FEFO por defecto (First Expired, First Out): todo lo que caduca antes sale antes. Si dos lotes comparten fecha, ya aplico FIFO.
Medicamentos no visibles al público: se guardan en rebotica. Esto, además de ser lo correcto, reduce confusiones en mostrador.
Trazabilidad de lote y caducidad en la recepción y en cada movimiento relevante (entrada, reubicación, devolución).
Señalización clara de riesgos: productos con <3 meses marcados y “zona de cuarentena” para caducados/pendientes de devolver.
Punto único de responsabilidad por pasillo o bloque: alguien firma el control mensual, otro valida (doble check).
Roles prácticos
Titular/resp. calidad: define política y aprueba inventarios/devoluciones.
Adjunto/a: custodia FEFO, revisa alertas y coordina el plan mensual.
Técnico/a: ejecuta recepción, señalización y checklist de pasillo.
Yo en mi día a día resumo esto así: “Si puedo, reviso caducidades cada mes; como red de seguridad, hago dos pasadas al año y un inventario semestral.” Esa cadencia baja muchísimo el estrés de última hora y profesionaliza el control.
Qué ganarás al terminar esta guía
Un layout que acelera la búsqueda y reduce errores.
Un calendario que cabe en la agenda del equipo.
Una plantilla de datos (Excel/ERP) que convierte el caos en indicadores.
Sin convertir esto en un tratado legal: los medicamentos deben quedar fuera de la vista del usuario y en condiciones que preserven su integridad. Tradúcelo a dos decisiones de diseño: rebotica cerrada para RX y lineales específicos para OTC/parafarmacia.
Asigno responsables por zonas (frío, termolábiles, botiquín, digestivo, dermo, suplementos…) y dejo por escrito qué significa “OK” en cada zona: FEFO cumplido, cartelería al día, alertas revisadas, devoluciones tramitadas. Tener nombres y apellidos en cada bloque evita “lo vio pero no era suyo”.
Checklist rápido de roles
¿Quién recibe y marca caducidades?
¿Quién hace el barrido mensual?
¿Quién genera el informe y lo comenta en 5’ de reunión?
¿Quién aprueba devoluciones/promos por vencimiento próximo?
Frase de trinchera: “La rebotica guarda los RX fuera de la vista; así cumplimos y evitamos confusiones.”
Un buen diseño no es “bonito”, es predecible. Todo el equipo debe encontrar un producto sin pensar. Aquí es donde FEFO y la zonificación por rotación y margen marcan la diferencia.
Mi regla favorita porque es imposible olvidarla: del más antiguo al más nuevo, en este orden espacial de izquierda a derecha, de arriba abajo y de delante atrás. La aplico en cada estante y en cada bandeja. Resultado: cuando metes un lote nuevo, entra por detrás, nunca empuja hacia el olvido lo que ya estaba.
Cómo lo opero
Recepción: al colocar, comparo fechas y reposiciono si el lote nuevo vence antes.
Revisión: paso con lector/hoja e invierto 2–3 segundos en validar la secuencia “3D”.
Excepciones: empaques especiales o frágiles; aun así, marco bien el más antiguo delante.
En mi almacén sigo una regla muy simple: “lo que caduca antes, siempre delante y al alcance”. La memorizan incluso los refuerzos de fin de semana.
Piensa el almacén como un mapa térmico: VIP (alta rotación o alto margen), venta media, lenta/baja prioridad. Coloca VIP en la zona de paso natural y más cercana al mostrador; media en radios a 1–2 giros; lenta al fondo o en alturas altas/bajas.
Criterios de segmentación
Rotación (salidas/mes) y margen: si algo combina ambas, gana espacio prime.
Exclusividad o campañas: acércalo al equipo para convertir oportunidades.
Riesgo de caducidad: si vence pronto, que esté accesible para que rote.
En OTC y suplementos, el teatro importa:
VIP cerca del mostrador y a la vista del usuario: multivitamínicos estrella, top ventas de temporada, packs con buen margen.
Venta media a media distancia: que no requiera “viaje” para completar cestas.
Lo que apenas rota o interesa menos vender, lejos: liberas foco y evitas que tape a tus campeones.
Mi mantra aquí: “Lo que más me interesa vender —por exclusividad del producto o por márgenes— lo acerco.” Y nunca coloco medicamentos visibles al público: RX siguen en rebotica.
Lo que no se registra no existe. La recepción es el minuto cero del control de caducidades. Si aquí eres fino, el resto del sistema fluye.
Campos mínimos que recojo en Excel/ERP:
Código / Descripción
Lote
Fecha de caducidad (AAAAMM)
Ubicación (pasillo-estante-bandeja)
Stock (unidades)
Proveedor y fecha de recepción
Umbral de alerta (p. ej., <90 días)
Acción (promoción, devolución, retirada)
Política de devoluciones: define plazos internos (“si quedan <60–90 días, evaluar devolución/promoción”), quién lo pide y cómo. Documenta el estado: Solicitada / Aprobada / Enviada / Abonada. Esa trazabilidad es oro cuando cuadras inventario.
Visual manda. A mí me funciona el semáforo:
Rojo: <3 meses → pegatina roja en frontal y movimiento a zona caliente.
Ámbar: 3–6 meses → recordatorio en la hoja y revisión en cada reposición.
Verde: >6 meses → flujo normal FEFO.
Aplícalo también a ubicaciones críticas: neveras, termolábiles, botiquines de emergencia. Un marco rojo en el estante o una división física evita que lo “nuevo” tape a lo “viejo”.
No necesitas un ejército; necesitas ritmo.
Plan A (ideal)
Mensual: cada mes asigno dos bloques de 30–45 min por técnico para barrer zonas.
Reglas: si detecto ámbar/rojo, acciono (mover, promover, devolver).
Reunión flash de 5’ para comentar hallazgos y cerrar pendientes.
Plan B (si vas justo)
Dos pasadas/año: enero y julio, por ejemplo. Complemento con alertas del ERP para no volar a ciegas.
Inventario
Hago inventario 2 veces al año. Aprovecho para reconciliar lotes/caducidades, ajustar ubicaciones y auditar FEFO.
Confesión operativa: “Si puedo, reviso caducidades cada mes; si no llego, tengo la bianual como red”. Esta honestidad con tu agenda salva más producto del que parece.
Checklist de 10 pasos
Escanea la señalización (rojos/ámbar) y reubica a zona caliente.
Comprueba secuencia 3D (delante: más antiguo).
Valida coincidencia lote-sistema.
Marca en la hoja/ERP unidades con <90 días.
Revisa neveras/termolábiles (rangos y fechas).
Separa caducados a cuarentena con etiqueta y fecha.
Evalúa promoción/pack para ámbar (si normativa y ética permiten).
Inicia devolución cuando proceda; deja rastro.
Actualiza stock y ubicación si mueves producto.
Firma y pasa a doble check (otra persona valida al vuelo).
No se trata de “o Excel o ERP”, se trata de alinearlos.
En Excel monto una tabla con filtros y formato condicional por fechas.
En el ERP activo alertas por lote/caducidad y un informe mensual con:
% stock <90 días por familia.
Valor a riesgo (PVP o coste).
Top 20 por urgencia.
Doble check: recepción y revisión las hace persona A; informe y acciones las valida persona B. Esa separación reduce sesgos y “se me pasó”.
Hoja de KPIs mínima (ejemplo)
| KPI | Fórmula/Definición | Objetivo guía |
|---|---|---|
| % stock <90 días | Unidades con <90d / stock total | <5% |
| Valor a riesgo | Σ (unidades<90d × coste) | ↓ mes a mes |
| Caducado del mes | Σ (unidades caducadas × coste) | <0,5% ventas |
| Rotación | Salidas promedio / stock promedio | >8–12 en OTC clave |
| Días de cobertura | Stock actual / demanda diaria | 20–30 días en top |
| Devoluciones recuperadas | € abonado por proveedor | ↑ trimestral |
Con esto pasas de “sensaciones” a decisiones. Cuando veo un %<90d por encima del objetivo, acerco el producto y busco campaña táctica.
El inventario no es un suplicio anual; es una foto honesta de tu sistema.
Congela movimientos críticos 2–3 h.
Exporta maestro (códigos, lotes, caducidades).
Divide el almacén en bloques y asigna parejas.
Cuenta físico → anota lote/cad si falta.
Concílialo con ERP/Excel (diferencias)
Ajusta ubicaciones que rompen el 3D.
Separa caducado y etiqueta.
Documenta devoluciones y mermas.
Genera informe con KPIs y aprendizajes.
Reunión de 20 min: decisiones y responsables.
Si un área acumula ámbar/rojo, acércala o baja pedido.
Si fallas por “olvido”, automatiza alertas y pega checklist en el estante.
Si caducas por sobrestock, ajusta mínimos y máximos.
Celebra los meses sin caducados y comparte el ahorro (€) con el equipo: mantiene el sistema vivo.
VIP junto al mostrador y visible: suplementos de temporada, exclusividades, packs con margen.
Entrena el speech de mostrador con 3 beneficios y contra-indicaciones claras.
Reubicaciones: si un VIP pasa a ámbar, lo pongo más accesible y recuerdo su rol al equipo.
En mi farmacia, los VIP viven junto al mostrador; la venta media, cerca; lo que rota poco, al fondo. Evito que lo lento “se coma” el espacio de mis campeones.
Mover a zona caliente + visibilidad interna.
Promos tácticas (cuando proceda) o packs con top ventas (sin forzar).
Devolución a proveedor dentro de tu ventana.
Si no hay retorno: retirada y gestión de residuo.
Documenta el motivo para aprender (pedido alto, estacionalidad, cambio de guía…).
¿FEFO o FIFO?
FEFO siempre que haya fechas; FIFO solo si la caducidad es idéntica.
¿Cada cuánto reviso si voy con prisa?
Mi mínimo vital: dos pasadas/año y inventario semestral. Cuando puedo, mensual por zonas.
¿Cómo evito que lo nuevo “tape” lo viejo?
Aplicando la regla 3D: izquierda→derecha, arriba→abajo, delante→atrás. Coloca lo nuevo por detrás.
¿Qué va cerca del mostrador?
OTC/suplementos VIP por rotación o margen; lo medio un poco más lejos; lo lento, al fondo. RX nunca visibles.
¿Qué campos mínimos registro?
Código, descripción, lote, caducidad, ubicación, stock, proveedor, umbral de alerta y acción.
Cuando conviertes FEFO en un hábito visible (regla 3D), das ritmo con un calendario realista (mensual o bianual) y alineas Excel/ERP con alertas y KPIs, el almacén deja de ser una cueva y pasa a ser un motor de rentabilidad. No es magia: es método + constancia. Yo lo vivo así cada mes y el resultado se nota en menos mermas, menos carreras y más foco en vender lo que quieres vender.